En deltager ønsker at deltager i et arrangement og tilbyder at medtage en station / driftssted, som har et antal kunder / leverandører.

Deltagerens station / driftssted indgår herefter i en oversigt og der bliver så udarbejdet en plan for godsafvikling imellem alle de stationer / driftssteder og fiddleyards som indgår i arrangementet.

Der udarbejdes herefter en arrangementsplan, hvori de tilmeldte stationer og driftssteder indgår.

Herefter bliver der så opstillet en behovsliste over hvilke tog, hvilke togtyper og hvilke lokomotiver der skal bruges til driften.

De enkelte deltagere byder derefter ind med passende materiel, selvfølgelig med tilhørende vognkort. 

I koordinering af godsplanen, udarbejdes en plan for antal godstog der betjener de enkelte stationer / driftssteder.

Herefter kan brugeren af statione / driftsstedet så gå i gang med planlægning af antal vogne der skal bruges.